Descubra as principais informações a respeito do SEFIP.
Como proprietário de uma empresa, você sabe bem o quanto manter os documentos e pagamentos referentes aos tributos em dia é importante. A fim de evitar problemas maiores para o seu negócio e, até mesmo, para os seus funcionários, não é mesmo?
Embora você não seja um especialista em contabilidade, compreender o funcionamento da parte contábil, faz toda a diferença para que você possa manter sua empresa sempre dentro dos prazos estabelecidos pelo Governo.
E foi pensando nisso, que nós preparamos este um artigo completo com tudo o que você precisa saber a respeito do programa SEFIP de maneira simples. Desde a instalação, a utilização do sistema, o envio de dados entre outros recursos.
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Então se você ainda tem dúvidas a respeito de sistema, a hora de esclarecer é agora. Continue acompanhando a leitura para manter-se bem informado, sobre as questões relacionadas à sua empresa.
Atente-se aos tópicos:
O Que é SEFIP?
O SEFIP – (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), é uma ferramenta que foi desenvolvida pela Caixa.
Por meio desse sistema o empregador seja ele pessoa física ou jurídica, pode submeter os dados fin. e cadastrais da empresa ou pessoais; e também os dados dos funcionários ao FGTS e a Previdência Social, de maneira mais eficiente e segura.
Além de poder enviar os dados cadastrais e fin., o SEFIP como forma de transmitir e gerar a GRF- Guia de Recolhimento do FGTS.
Programa SEFIP – Como Funciona?
Para ter acesso, antes de mais nada, você precisará fazer o download e ao instalar o SEFIP, em seu computador.
Feito isso, todos os arquivos que forem criados através do sistema, precisam ser transmitidos online.
Por meio do site da Caixa Econômica Federal, chamado Conectividade Social. https://www.conectividade.caixa.gov.br
Passos para o Download do Programa
Para instalar o SEFIP da Caixa, é necessário acessar o site da própria Caixa.
Basta ir até a opção download e pesquisar pelo sistema do SEFIP “setupsefip”. Depois disso, é só seguir as orientações do sistema e finalizar a instalação do arquivo Sefip 8.4 Caixa.
Como Gerar SEFIP
Para gerar o arquivo da SEFIP, é necessário após fazer o download do software, fazer o cadastro e inserir todas as informações relativas à empresa e ao empregado no sistema.
Essas informações ficarão constantemente gravadas no sistema, e caso você precise gerar um arquivo, na função arquivos ou relatórios é só selecionar qual tipo de arquivo você quer gerar.
E na sequência, basta inserir os dados relativos ao mês de competência e finalizar.
Como Converter o Arquivo no Sistema
Para converter um arquivo já existente, através do sistema vá até a opção arquivo selecione o documento desejado, faça o download do documento
Assim o arquivo gerado, ficará disponível em uma das pastas do seu computador. Com o arquivo já presente em seu computador, ele estará pronto e deve ser lançado ao Conectividade Social.
https://www.conectividade.caixa.gov.br
Requisitos para Utilizar SEFIP
Para fazer a instalação SEFIP 8.4 da Caixa, e criar dados e relatórios, é importante ter um computador, que suporte a capacidade do software.
O computador deve ter como sistema operacional, o Windows, Vista, 7, 8 ou mais. O navegador que deve ser utilizado, por recomendação da própria Caixa Econômica é o Internet Explorer.
Além disso, você também precisa ter um certificado digital fornecido por uma autoridade certificadora credenciada ao ICP.
Para poder submeter os arquivos gerados pelo SEFIP, ao Conectividade Social.
Códigos SEFIP: Como e Quando utilizar?
Cada uma das atividades e movimentações geradas pelo empregador e pelo empregado necessitam de números específicos.
Estes números servem para identificar qual o tipo de ação realizada, e devem ser utilizados na hora da transmissão dos arquivos, para o Conectividade Social.
Para saber qual número usar, em cada uma das situações basta verificar o Manual do sistema com todo passo a passo para gerar SEFIP com movimento e os números, que está disponível no site da Caixa.
http://www.caixa.gov.br/empresa/fgts-empresas/SEFIP-GRF/Paginas/default.aspx
Qual a Versão Atual 2019
A versão atual do instalador do SEFIP, é a 8.4.
Para ter acesso aos recursos mais atuais, e fazer a emissão dos dados de forma adequada, é fundamental possuir, caso você ainda não tenha a versão mais atual do sistema.
Vantagens Com a Nova Versão
A versão mais atual do programa SEFIP da Caixa, é que ele oferece vantagens que às versões anteriores não tinham.
Que tornaram ajudaram a facilitar o cotidiano de muitos empregadores e empresas que atuam no segmento de contabilidade.
Acompanhe quais são algumas das principais vantagens deste novo sistema:
- Ajustes nos erros mais frequentes do sistema
- Inserção de novos códigos, relacionados às atividades e movimentações dos empregados e empregadores
- Mais agilidade e praticidade na utilização dos recursos
- A possibilidade converter os arquivos para PDF, entre diversas outras.
Atualmente, com a rotina cada vez mais atribulada ter recursos que facilitam a emissão dos documentos e relatórios da empresa, é fundamental.
Nesse sentido, as últimas atualizações foram de fundamental importância para os empregadores e contadores que realizam esses processos.
SEFIP para MEI
Se você é um Microempreendedor Individual, e possui um funcionário, que recebe até um salário-mínimo. É importante ficar atento!
Pois alíquotas de pagamento dos Microempreendedores Individuais, são menores do que às de outras categorias de empresa.
Nesse sentido, caso você precise inserir os dados do empregado, a fim de poder emitir a Guia de Pagamento – GFIP, por exemplo, é necessário inserir os dados compatíveis ao pagamento no sistema da SEFIP como MEI.
Pois, caso os dados informados estejam incorretos, a empresa poderá ser penalizada.
Nos próximos tópicos vamos continuar abordando o assunto.
Como Gerar GFIP para MEI
É importante frisar que não há um campo específico, para gerar a SEFIP/GFIP para o MEI.
Por isso, é importante ao acessar sistema, além de inserir os dados habituais, é necessário também inserir o valor do pagamento compatível ao MEI.
Basta acessar o sistema inserir as informações de competência do documento, o código entre outros dados.
Depois, basta acessar a aba “informações complementares” e “compensação”, e inserir o valor que precisa ser compensado.
Exemplo:
Valor do salário R$1000,00, o percentual a ser compensado é de 17% (que é o valor que sua empresa não precisa pagar), nesse caso é necessário inserir R$ 170,00.
Depois disso é só enviar os dados ao Conectividade Social, para poder emitir o GFIP a fim de realizar o pagamento.
Como Classificar o Arquivo SEFIP.RE
A classificação do arquivo do formato SEFIP.RE, varia conforme o tipo de a categoria em que a empresa está inscrita, a data de admissão do funcionário entre outros fatores.
Essa é uma etapa bastante importante no preenchimento e armazenamento adequado dos dados e precisa ser realizada com precisão.
No arquivo em PDF:
http://suporte.quarta.com.br/LayOuts/Governo/SEFIP_84%20(Layout%20Folha).pdf
Neste link, você pode acompanhar os diferentes tipos de classificação em cada uma das situações.
E caso você encontre dificuldade de realizar, vale a pena contar com o apoio de um profissional especialista na área contábil, ou com o suporte de tecnologia da Caixa, quando necessário.
Passo a Passo do Processo de Validação
Caso o sistema apresenta algum tipo de erro durante às etapas de inserção dos dados, é possível realizar o processo de validação das informações:
Sempre que houver algum campo para preenchimento de texto, às informações precisam estar alinhadas à esquerda e o espaço restante deve estar em branco.
Já para o s campos onde deverá ser inserido valores, eles deverão estar alinhados à direita. E quando necessário, colocar zeros a esquerda.
Os campos numéricos também devem ser preenchidos a direita e os espaços à esquerda, devem ficar em branco.
Se não houver necessidade de preenchimento, o campo deve se mantido em branco, no caso de números e texto. E no caso de valores preenchidos com zero.
Essas informações valem para todos os dados que deverão ser preenchidos no sistema.
Calendário e Multas por Não Cumprimento
Se você vem acompanhando o artigo até aqui, já sabe da importância de manter os envios dos dados e pagamentos das contribuições em dia.
Mas você sabe quais as datas limites para pagamento da Guia de Recolhimento? E às penalidades que sua empresa pode sofrer caso deixe de pagar em dia?
A Guia de Recolhimento GFIP, deve ser paga até o dia 7 do mês subsequente, ao pagamento da remuneração do funcionário.
Por exemplo: Suponhamos que sua empresa fez o pagamento do funcionário (os), no mês de novembro. Nesse caso, será necessário efetuar o pagamento da Guia até 7 dezembro.
Quais São às Penalidades?
Em caso de atrasos, sua empresa estará suscetível a multas que variam entre 2%, podem aumentar mensalmente podendo chegar até 20%, do valor do tributo a ser pago.
No entanto, o patamar mínimo pode ser R$ 200,00, caso não haja fator gerador. E de R$ 500,00 se não houver fator gerador.
Por isso, é tão importante manter às informações através do GFIP/SEFIP, atualizadas e fazer a transmissão dos dados ao sistema Conectividade Social dentro do prazo.
E assim, evitar transtornos que podem acabar pensando no bolso da empresa.
Dicas para Guardar Documentação
Os documentos e arquivos gerados devem ficar guardados por até 30 anos pela empresa.
Os arquivos em geral ficam salvos no próprio sistema, mas para evitar problemas com a perda de registros, sempre que possível faça um backup de segurança na nuvem, quando necessário.
O que é GFIP?
A GFIP- como já comentamos em outros pontos do artigo, é a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
Este documento deve ser gerado através do sistema SEFIP deve ser enviado para o Conectividade Social da Caixa, mensalmente.
Gerar Guias no Sistema
Para gerar as guias no sistema, é bem simples. Basta clicar na opção relatórios, em seguida, informativos mensais e GFIP.
Depois disso é só colocar os dados relacionados ao empregado, no mês vigente, e baixar os arquivos para serem utilizados posteriormente no Conectividade Social.
E assim, poder manter em dia o pagamento das contribuições e evitar transtornos não apenas para a sua empresa, mas também para os empregados.
Conclusão
Enfim, como dono proprietário de uma empresa, você sabe bem o quanto manter aos documentos e pagamentos referentes aos tributos em dia, a fim de evitar problemas maiores para o seu negócio e, até mesmo para os seus funcionários, não é mesmo?
E mesmo que você não seja um especialista em contabilidade, compreender o funcionamento da parte contábil, faz toda a diferença.
Para que você possa manter sua empresa, sempre dentro dos prazos estabelecidos pelo Governo.
Por isso, ao longo desses artigos abordamos diferentes tópicos relacionados ao funcionamento do SEFIP da Caixa, de maneira simples. Desde a instalação, a utilização do sistema, o envio de dados entre outros recursos.
Caso você encontre dificuldade em realizar os processos sozinho, procure apoio de profissionais como um escritório contábil, ou o suporte SEFIP Caixa.
Então se você ainda tem dúvidas a respeito de sistema, continue acompanhando a leitura dos artigos aqui em nosso blog e veja também o vídeo a seguir para saber mais!